仕事の後ろ倒しを防ぐための秘訣
日々の業務で「また終われなかった…」と感じている方は多いのではないでしょうか。「仕事が多すぎる」「自分の要領が悪い」と悩む声もよく聞かれますが、実はその根本原因は「隠れたムダ」にあると言います。本記事では、タスク管理のエキスパート、萩原雅裕氏の著書『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』をもとに、効果的な時間管理のテクニックをご紹介します。
仕事の後ろ倒しが起こる理由
多くの人が「仕事が多すぎる」と口にしますが、実は「後ろ倒し」と仕事の量は直接的には関係していません。主な原因は「仕事の量を正しく見積もれていないこと」にあります。正確に計画が立てられれば、業務がどのくらいの期間で終わるのかが明確になり、自然と仕事が後ろ倒しになることを避けることができます。つまり、あなたが抱える問題の多くは「計画」に起因しているのです。
仕事の見積もりとは？
では、具体的にどのように仕事の量を見積もればよいのでしょうか。本記事では萩原氏の提唱する「終わる計画を作るための技術」を紹介します。それにより、タスクがスムーズに進行するメソッドが理解できるでしょう。
計画を作るための「アクション動詞」の使い方
正確な「計画」を作成するためには、タスクを「アクション動詞」で書くことが鍵です。たとえば、皆さんの手元にある「ToDoリスト」を見直してみましょう。もし「提案書作成」とだけ書かれている場合、あなたは迷ってしまうかもしれません。「どこから始めればよいのか？」と考えているうちに、次第にタスクが後回しになりかねません。
このように、タスクが漠然としていることは業務遂行の妨げとなります。その結果、他の簡単なタスクに流れてしまい、再び「提案書作成」の文字がリストに残ってしまうのです。
作業内容の具体性を高める
「提案書作成」を「パワーポイントのスライドを3枚作成する」と具体的に書き換えるだけで、作業に取りかかりやすくなります。この場合、作業内容が明確なので、迷うことなく取り組むことができます。タスクを具体化することで、心理的な障壁が低くなり、すぐに行動に移すことができるのです。
「終わる計画」を作成する具体的手順
アクション動詞を用いてタスクを明確にすることが「終わる計画」を実現する第一歩です。日々の仕事でこの技術を活用することで、業務を効率化し、時間を有意義に使えるようになるのは間違いありません。
優先順位の設定も重要
加えて、タスクの優先順位をつけることも欠かせません。重要な仕事から取り組むことで、時間的な余裕が生まれ、ストレスを感じずに業務を進めることができます。優先順位をしっかりと見定めることで、重要タスクが後ろ倒しになることを防ぎましょう。
業務効率化のための「問題点」の整理
業務を行う過程で、どの部分に問題があったのかを振り返ることも大切です。タスクを振り返り、「なぜここで遅れたのか」を分析することで、次回以降の業務に活かすことができます。この習慣を身に付けることで、ますます効率的に作業を進めることができます。
継続的な改善を目指す
良い計画ができたら、それを実行し続けるためのプロセスに目を向けましょう。定期的に「業務の見直し」を行い、改善点を見つけることで、さらに生産性を向上させることができます。最初に計画を立てた時の感覚を忘れずに、継続的に改善を図る努力を続けることが大切です。
時間管理のコツを実践するために
以上のポイントを実践することで、業務が後ろ倒しになりにくくなり、効率よくタスクを完了させることができるでしょう。「アクション動詞」の活用と継続的な改善の姿勢を持つことで、苦手な時間管理も克服できるようになります。チャレンジすることで、あなたの仕事の効率が劇的に変化するかもしれません。
今すぐ実践してみよう
今日からぜひ、仕事の計画において「アクション動詞」を取り入れてみてください。そして、リストの内容を具体的にすることで、業務の効率化を進め、自身の業務スタイルを確立していくことをおすすめします。
仕事の「終わらなさ」を解消するためのテクニックを身に付け、充実した業務環境を手に入れましょう。計画をしっかり立てることで、自己管理ができ、仕事がスムーズに進むことを実感できるはずです。